Maak de vergaderruimte weer effectief

Meetings kunnen snel saai worden gevonden, ze duren te lang of zijn niet effectief. Hoe zorg je er dan voor dat je weer wat hebt aan je vergaderingen? Het begint natuurlijk allemaal met een goede locatie, zoals deze vergaderruimtes in Utrecht. Maak eens gebruik van dit soort externe plekken om te vergaderen. Op kantoor ben je snel geneigd steeds op dezelfde plek te vergaderen. Wat afwisseling in vergaderlocatie kan soms al genoeg zijn om weer wat leven te blazen in vergaderingen en ideeën.

Heb de agenda klaar

Je vergadering zou niet moeten beginnen met een rondvraag van tien minuten om erachter te komen wat iedereen wil bespreken. Maak een agenda voor de vergadering vooraf. Door de week heen kan je hier punten aan toevoegen. Als je wilt kan je ook collega’s de mogelijkheid geven om dingen toe te voegen aan de agenda. Hierdoor heb je vooraf al duidelijk waar je het over gaat hebben en kan je duidelijk maken waar de vergadering toe moet leiden. Bovendien win je de tijd die je niet besteedt aan een rondvraag!

Houdt je vaak dezelfde soort vergadering? Maak dan een template voor je agenda. Dit scheelt je opgeteld ook weer tijd en moeite!

Let op wie je betrekt

Wie er bij de vergadering zijn, heeft een hoop invloed op of de vergadering wel of niet effectief is. Als bijvoorbeeld een manager afzegt die de beslissingen moet goedkeuren, kan je met je team misschien helemaal niks bereiken in de vergadering. Denk goed na over wie er bij is en of je de vergadering misschien beter kan verzetten. Te veel aanwezigen is ook een probleem. Je zou de vergadering moeten gebruiken om dingen gedaan te krijgen en beslissingen te maken. Informatie delen kan ook op effectievere manieren. Zijn er aanwezigen die geen invloed hebben op de beslissing, denk er dan over na of het niet effectiever is om de informatie na de vergadering met hen op een andere manier te delen.

Iedereen op dezelfde lijn

Opvolgen na een vergadering zou je niet alleen moeten doen als je een meeting hebt met een externe, maar ook met interne personen. Hierdoor check je of iedereen op dezelfde lijn zit na de vergadering. Check ook bij je personeel wat zij vonden van een externe vergaderplek zoals Vergadercentrum Vredenburg. Het komt vaker voor dan je denkt dat mensen verschillende ideeën hebben na een vergadering. Hiermee verspil je nooit tijd en voorkom je juist tijdverspilling. Opvolgen dus!

Zin om nog meer te lezen? Klik op de volgende blog!